Datenschutzerklärung

Factor4Solutions GmbH. Website und Potenzialanalyse-Tool.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Factor4Solutions GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie unsere Website besuchen und ihre Funktionen nutzen, einschließlich des Kontaktformulars, des Potenzialanalyse-Tools und der Möglichkeit, ein Gespräch zu buchen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die hier beschriebene Verarbeitung ist:

2. Datenschutzbeauftragter

Die Factor4Solutions GmbH hat keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da sie hierzu gesetzlich nicht verpflichtet ist. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

3. Was wir verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die wir für die nachfolgenden Zwecke benötigen. Die maßgebliche Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist jeweils angegeben.

3.1 Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Name, Organisation, Funktion, Anlagentyp, Betreff und Nachricht. Wir verwenden diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und eine mögliche Zusammenarbeit vorzubereiten. Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.2 Potenzialanalyse-Tool

Die ersten Fragen betreffen Ihre Kälteanlage, nicht Ihre Person, und sind daher für sich genommen keine personenbezogenen Daten. Wir nutzen sie, um eine indikative Einsparspanne zu berechnen.

Um Ihr Ergebnis anzuzeigen und zu versenden, fragen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Einwilligung ab. Wir verwenden diese, um Ihr Ergebnis anzuzeigen und per E-Mail zu senden und um Sie dazu zu kontaktieren. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Abschnitt 7).

Wenn Sie die optionalen vertiefenden Fragen wählen, verarbeiten wir zusätzlich Ihre weiteren Antworten, etwaige Freitexte und von Ihnen hochgeladene Dateien, etwa ein R&I-Schema. Wir nutzen diese, um eine detailliertere Analyse und den passenden nächsten Schritt vorzubereiten. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Ihre Übermittlung wird an unser Team per E-Mail gesendet und in unserem Auftrag von den in Abschnitt 4 genannten Anbietern gespeichert.

3.3 Buchung eines Gesprächs

Wenn Sie ein Gespräch buchen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den von Ihnen gewählten Termin und etwaige Anmerkungen über Microsoft Bookings; gegebenenfalls wird ein Microsoft-Teams-Meeting erstellt. Wir nutzen diese Daten, um das Gespräch zu vereinbaren und durchzuführen. Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie, soweit einschlägig, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

3.4 Server-Logfiles

Wenn Sie die Website besuchen, verarbeitet unser Hosting-Anbieter automatisch technische Daten wie Ihre IP-Adresse, den verwendeten Browser und das Endgerät, den Zeitpunkt des Zugriffs und die abgerufenen Seiten. Wir nutzen diese Daten für den sicheren und stabilen Betrieb der Website. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.5 Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies Dritter ein und zeigen aus diesem Grund kein Cookie-Banner.

3.6 Externe Links und soziale Medien

Unsere Website verlinkt auf unser Unternehmensprofil bei LinkedIn. Wenn Sie einem solchen Link folgen, verlassen Sie unsere Website, und es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Wir binden keine Medien Dritter, keine Social-Media-Widgets und kein Tracking in unsere Seiten ein.

4. Empfänger Ihrer Daten

Wir nutzen die nachfolgenden Dienstleister, um die Website zu betreiben und Übermittlungen zu verarbeiten. Sie handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen und ausschließlich nach unseren Weisungen. Einer dieser Anbieter verarbeitet Daten in den Vereinigten Staaten; siehe Abschnitt 5.

Lovable: Website-Plattform und Hosting sowie die Lovable-Cloud-Datenbank und der Dateispeicher für Tool-Übermittlungen und Uploads. Lovable Labs AB, Schweden. Die Daten werden in der EU-Region gehostet. Unterauftragsverarbeiter werden auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen eingebunden.

Resend: Versand Ihres Ergebnisses und der Lead-E-Mails. Resend, Inc., USA. Abgedeckt durch das EU-US Data Privacy Framework, mit Standardvertragsklauseln als Auffanglösung. Siehe Abschnitt 5.

Microsoft 365 und Bookings: Terminplanung, Teams-Gespräche und unser E-Mail-Postfach. Microsoft Ireland Operations Limited, Verarbeitung innerhalb der Microsoft EU Data Boundary. Siehe Abschnitt 5.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben sie nur dann an Dritte weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

5. Übermittlungen außerhalb der EU

Der Großteil der Verarbeitung findet innerhalb der EU oder des EWR statt. Unser E-Mail-Anbieter Resend verarbeitet Daten in den Vereinigten Staaten. Resend ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, und der Auftragsverarbeitungsvertrag stützt sich ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Microsoft verarbeitet unsere Daten innerhalb seiner EU Data Boundary; soweit eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten erfolgt, stützt sich Microsoft auf das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln. Soweit unser Plattform-Anbieter Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU einbindet, gelten dieselben Garantien. Auf Anfrage erhalten Sie weitere Einzelheiten über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie für die oben genannten Zwecke benötigen, und löschen sie anschließend, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist eine längere Speicherung verlangt.

Anfrage- und Kontaktdaten: gespeichert für die Dauer der Bearbeitung Ihrer Anfrage und für 12 Monate nach unserem letzten Kontakt, danach gelöscht, sofern daraus kein Vertrag entsteht.

Übermittlungen der Potenzialanalyse und hochgeladene Dateien: Eine hochgeladene Datei ist über einen zeitlich begrenzten Link erreichbar, der 90 Tage gültig ist. Die gespeicherte Übermittlung und etwaige hochgeladene Dateien werden nach 12 Monaten gelöscht, sofern kein Projekt zustande kommt.

Server-Logfiles: 14 Tage.

7. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht,

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO),
• die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen (Art. 18 DSGVO),
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO),
• der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zu widersprechen (Art. 21 DSGVO),
• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns über die in Abschnitt 1 genannten Angaben. Ihnen steht zudem das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, www.datenschutz-berlin.de.

8. Ist die Bereitstellung der Daten erforderlich?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Wenn Sie die als erforderlich gekennzeichneten Daten jedoch nicht angeben, zum Beispiel Ihre E-Mail-Adresse am Ergebnis-Gate, können wir Ihr Ergebnis nicht anzeigen oder versenden und Ihre Anfrage nicht beantworten.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Potenzialanalyse liefert eine indikative Spanne auf Basis Ihrer Angaben. Sie ist eine erste Orientierung, keine Messung, und entfaltet Ihnen gegenüber keine rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung durch, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet.

10. Kinder

Unsere Website und unsere Leistungen richten sich an Unternehmen, nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren.

11. Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein, einschließlich verschlüsselter Übertragung (TLS) und Zugriffskontrollen. Kein Übertragungsweg über das Internet ist vollständig sicher, wir treffen jedoch angemessene Vorkehrungen, um Ihre Daten zu schützen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung ergibt sich aus dem nachstehenden Datum. Stand: 17. August 2026. Version: 1.0.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@factor4solutions.com oder unter der in Abschnitt 1 genannten Postanschrift.